論內部會計控制中的崗位分工

1、《經濟師》20lo年第11期●財會經濟摘要：內部會計控制原則的內部牽制原則堅持要求不相容職務相互分離，確保不同部門與崗位之間權責分明、相互制約、互相監(jiān)督。文章剖析了我國內部會計控制的現狀及弱化成因，對崗位分工在內部會計控制中的重要性進行了分析論述并對如何加強內部控制中的崗住分工提出了相關建議關鍵詞：內部控制內部會計控制崗位分工不相容職務中圖分類號：文獻標識碼：A文章編號：1004—4914(2Il(J)1卜155一02論內部會計控制中的

2、崗位分工內部控制是指企業(yè)內部的管理控制系統(tǒng)即為保證經濟活動正常進行、保護企業(yè)財產、榆奄釘莢數據的正確性和fj丁靠性、提高經濟效率、貫徹既定的管理方針，所采取的一系列必要的管理措施不僅包括企業(yè)簧事會用來授權與指揮經濟活動的各種斤式刀法還包括對企業(yè)經濟活動進行綜合計劃、控制和評價而制定的各項規(guī)毒制度；是系列療法、程序和制度的總稱，是一個能實現自我槍蠢、自我調整和自我制約的系統(tǒng)。內部控制包括內部管理控制和內部會計控制兩個子系統(tǒng)。內部管理控制的

3、內容很廣除fr內部會汁控制以外的其他控制。都町以納入內部管殫控制的范罔，內部會汁控制足為r提高會計信息質量、保護資產的安全、完樞確保有關法律法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行而制定和實施的一系列控制，J法、措施和程序；內部會計控制不單純是狹義的會計控制，還包括資產控制和為保護財產安傘而實施的內部牽制。因此各單位都要把內部會汁控制作為單f市管殫的一種lli=要于段。一、我國企業(yè)內部會計控制的現狀及弱化原因自20l【|=紀90年代起我幽政府開始加人對

4、企業(yè)內部控制的規(guī)范力度，制定和頒發(fā)r一系列有大法律法規(guī)、規(guī)范。然ff【i對我f日來講令面認識內部控制還剛剛開始會計信息失真、經營失敗及不守法經營等在很大程度上鄙9J結為企業(yè)內部控制的失靈。總體來講，我舊企業(yè)普遍認識到內酃榨制的重要性，但對內部控制認識不夠：側重于企此外部環(huán)境的梳理ffii忽視r內部各環(huán)節(jié)、各崗位的牽制：側醺于經營環(huán)節(jié)的程序控制『iif忽視r企業(yè)整體的協調：側蕈于內部控制制度的學習，而忽視r執(zhí)行制度的人的素質提高：側霞于對

5、貨幣、實物的控制I面忽視r企業(yè)文化環(huán)境的建設等。內部控制弱化的主要原因u『以概括為兩個廳面：1控制環(huán)境基礎薄弱：控制環(huán)境是內部控制的基礎直接關系到企業(yè)內部控制的執(zhí)行和貫徹它涵蓋對建寺、加強或削弱特定政策程序及其效率產生影響的各種岡索，包括企業(yè)管理人員的品行、操守、價值觀、索質和能力，管娜人員的管理哲學、經營觀念以及企業(yè)各種規(guī)章制度、信息溝通體系、業(yè)績評價機靜|等控制環(huán)境璉礎薄弱的一個重要表現是未能很好地堅持崗位的合理設置及je職責權限的

6、合理劃分以及不相容職務相吐分離的基本原則。內部會汁控制心當保證單位內部涉及會計I：作的機構、崗位的合理設置及j￡職責權限的合理劃分，呸持小相容職務相互分離確保不同機構和崗f節(jié)之nⅡ權責分明、相q：制約、相蠆監(jiān)督、起到內部牽制的目的。反之，則達不到棚垃制約、相覃監(jiān)督，內部牽制的目的：2企業(yè)內控部fJ責權不對稱內部控制和監(jiān)督不力：我同的內部控●韻鳳萍制主要是指內部會計控制。作為承擔內部控制主要部門的財會、審計部門存在嚴重的責權不對稱現象。(

7、1)內審部門形間虛設、內部審計作為內部控制的重要組成部分是企業(yè)改善經營管理、提高經濟效益的自我需要。但是。在我國，企業(yè)的內部審計并沒能真正履行其應有的職能。(2)責權不對等：權利、義務與責仟對等是內部控制的基本原則之一。而目前有關法規(guī)中明確內部擋制機構既代表同家執(zhí)行行政監(jiān)督職責，又要為企業(yè)領導加強經療管理提高經濟敏益提供服務這種理論上的雙向服務機制將內部摔制機構經濟責任和義務確定得大f其實際的功能和擁有的權力只能把內酃控制機構置于一個兩

8、難的境地。二、崗位分工在內部控制中的重要性1會計崗位分工是會計基礎I：作規(guī)范的規(guī)定按照企業(yè)會計基礎T作規(guī)范的規(guī)定企業(yè)應當根據會計業(yè)務的需要設置會計機構，配備持有會計證的會計人員根據會計業(yè)務需要設簧會計I：作崗位并進行合理的分工使每一項會計工作都有專人負責，每一個會計人員都有明確的職責。財會機構應根據企業(yè)的規(guī)模和經費管理的要求設證會計主管負責組織領導本企業(yè)的財務會計L作參‘j企業(yè)預測決策經濟汁劃和有天經荷管理T作，具體的I：作崗位分為出納

9、、成本會計、稽核等，負責執(zhí)行財會1：作。企業(yè)要根據業(yè)務的繁簡和人員的多少實行一人一崗、一人多崗或一崗多人明確職責，各叫其責但管錢的不能管賬管賬的不能管錢，出納人員不得兼管稽核、會計檔案保管和收入、費用、債權債務賬目的登記工作。經過以上的崗位分【，能夠從根本上有效地防范舞弊現象的發(fā)生。2崗位分工是內部牽制原則的要求。內部牽制是指在部fJ與部門之間、員T與員T之間、崗位與崗位之問所建札的相t驗’證，相互監(jiān)督、相互制約的關系，屬于內部會計控制

10、的一個重要組成部分內部牽制的主要特征是對有關責任進行分配，使單獨的一個人或一個部fJ對任何一項或多項經濟業(yè)務活動無完傘的處理權而必須經過其他部f】和人員的查證、核對。從橫向來看。至少要經過兩個相巨之間沒有隸屬父系的部fJ或崗位，使一個部fJ的I：作或記錄受另一個部fJ的【：作或i正求的牽制。借以相巨制約防止或盡早發(fā)現f【lJ題，從縱向來看，至少要經過上F兩級，使上級受下級的牽制、監(jiān)督，各有顧忌不敢隨意妄為睦持內部牽制原則可以使每項經濟業(yè)

11、務的處理既不會被一個人所包辦也不會因為f1多人經手而沒有相巨牽制、監(jiān)督造成損失從而確保每項經濟活動業(yè)務必(4)試采作業(yè)，物探作業(yè)選用的原油分解機和原油沉淀機在實際生產時數據比較容易統(tǒng)計，且與檢測石油成分直接相關，因此設備調試、設備運行作為成本動因該成本動因為資源動因，單位分別為調試次數和運行小時。(5)采油作業(yè)采油作業(yè)的作業(yè)工序雖然比較復雜但都是利用采油機和注水提油機進行作業(yè)，因此設備調試、設備運行作為成本動因該成本動因為資源動因。單位

12、分別為調試次數和運行小時油氣輸出作業(yè)的運輸通道中選用的零件一級油管作為成本動因，該成本動因為資源動因。單位為組裝人工數。3會計核算設計?！?1)采油作業(yè)以前的作業(yè)核算。采油作業(yè)以前的作業(yè)包括勘探作業(yè)、測井作業(yè)、試采作業(yè)和物探作業(yè)。其會計核算主要通過“在建工程”進行核算，按照工程名稱進行二級明細核算，按照作業(yè)進行三級明細核算按照作業(yè)成本庫進行四級明細核算。在借方歸集發(fā)生的各項費用，貸方完工結轉。在勘探作業(yè)、測井作業(yè)、試采作業(yè)、物探作業(yè)完成

13、后。經檢驗可在以后進行采油作業(yè)的油井及完井，進行資本化處理轉入“油氣資產”科目。否則，進行費用化處理計入當期費用。(2)采油作業(yè)的核算。其會計核算主要通過“基本生產成本”科目進行核算。按照采油井號進行二級明細核算，按照作業(yè)進行三級明細核算，按照作業(yè)成本庫進行四級明細核算。在借方歸集發(fā)生的各項費用，貸方完工結轉。將作業(yè)成本庫的敷據匯總，即得到總成本。(作者單位：黑龍江科技學院經濟管理學院黑龍江哈爾濱150000)(責編：若佳)一155—萬

14、方數據◆財會經濟《經濟師》20lo年第1l期須經過兩個或兩個以上的管理部門和管理人員的處理達到相互監(jiān)督、相互制約、糾錯防弊的目的。內部牽制要求進行職責分工控制，即不相容職務相互分離控制。單位要按照不相容職務相分離的原則，合理設置會計及相關工作崗位明確其職責權限形成相瓦制衡的機制。所謂不相容職務是指郡蝗如果由一個人擔任既可能發(fā)生錯誤’虧舞弊行為，又可能掩蓋其錯誤與舞弊行為的職務。換言之。對不相容的職務，如果不實行相互分離的措施，就容易發(fā)生

15、舞弊等行為。如物資采購業(yè)務，批準進行采購與直接辦理采購即屬于不相容的職務，若這兩個職務由一個人擔當，即出現該員工既有權決定采購什么。采購多少，又可以決定采購價格、采購時間等，沒有其他崗位和人員的監(jiān)督制約。就容易發(fā)生舞弊行為。不相容職務分離的核心是內部牽制，因此，單位在設計、建立內部控制制度時，首先應確定哪蝗崗位和職務是不相容的，其次要明確規(guī)定各個機構和崗位的職責權限，使不相容崗位和職務之間能夠相互監(jiān)督、相互制約。3崗位分r是實現內部控制

16、的有力保障。企業(yè)要健全和強化內部組織機構，它是企業(yè)經濟活動進行計劃、指揮和控制的組織基礎，其核心問題是合理的職責分1二。在一般情況下，處理每項經濟業(yè)務的全過程或者在全過程的某幾個重要環(huán)節(jié)都規(guī)定要由兩個部門或兩個以上部門、兩名或兩名以上工作人員分工負責起列相砭控制的作用。如匯出一筆采購貨款，規(guī)定要由采購經辦人填寫請款單。供應計劃員(或供應部『1負責人)審查請款數額、內容及收款單位是否符合合同和計劃，會計員審核請款單的內容并核對采購預算后編

17、制付款憑證。最后由出納員憑手續(xù)完整的付款憑證辦理匯款結算(出納員開出匯款結算憑證，還娶通過會計員審核)，前后須經四人分T負責處理。而采購匯款的報賬業(yè)務，則規(guī)定要經過采購經辦人填寫報賬單，貨物提運人員提貨。倉庫保管員驗收數量，檢查員驗收質量，以及會計員審核發(fā)票、賬單及驗收憑證，編制轉賬憑證報銷。授權進行某項經濟業(yè)務的職務要分離；執(zhí)行某項經濟業(yè)務的職務與審核該項業(yè)務的職務要分離；執(zhí)行某項經濟業(yè)務的職務與記錄該項業(yè)務的職務要分離；保管某項財產

18、的職務與記錄該項財產的職務要分離等等。崗位分j：是基于這樣的假設，企業(yè)內任何一項業(yè)務不能由一個人單獨操作，必須由兩個以上個人來辦理，而且經辦人員只能在自己的職權范嗣內作出處理。即兩個人無意識同犯一個錯誤的可能性很小，而一個人舞弊的可能性要大于兩個人。這樣就形成一個互相交叉、互相制約、互相檢查的內部控制過程。如果突破這個假設，不相容職務的分離就不能起到作用。內部會計控制應當保證單位內部涉及會計T作的機構、崗位的合理設冕及其職責權限的合j甲

19、劃分，堅持不相容職務相互分離確保不同機構和崗位之間權責分明、相百制約、相互監(jiān)督，起到內部牽制的目的。三、強化內部會計控制中崗位分工的建議1企業(yè)重要部『】的崗位分工。(1j財務部fJ的崗位分工。因貨幣資金業(yè)務會涉及收款、付款稽核等步驟。會計人員主要從事貨幣資金總分類賬的賬務處理。包括資金核算、稽核總賬臀記、編制報表等工作會計人員不能兼任出納T作。出納人員主要從事貨幣資金業(yè)務的收款和付款。現金日記賬和銀行存款日記賬的賬務處理，并且根據需要與

20、銀行進行業(yè)務聯系，出納人員不得兼任稽核、會計檔案保管和收入、支出、費用、債權債務賬目的甓記工作。單位應配備合格的會計人員辦理貨幣資金業(yè)務，并根據具體情況進行崗位輪換=貨幣資金是重要的交換手段，又可當作財富來儲藏，其流動性最強，最容易被挪用。在同定崗位時問久了。最容易鉆制度的漏洞。進行崗位輪換既能起制約作用，又能及時發(fā)現制度漏洞，不斷完善管理和控制制度。(2)存貨管理部門的崗位分工。企業(yè)存貨的不相容職務除在采購與付款環(huán)節(jié)上建立必要的分離外

21、還應當包括以下內容：一是貨物采購、儲存和使用人員與存貨賬務記錄人員的職務相分離；二是接受或主管各種勞務業(yè)務人員與賬簿記錄人員的職務相分離；三是產成晶驗收與產品制造部f】相互獨立；四是產成晶儲存保管人員與產成品賬務記錄人員的職務相分離；無是存貨的盤點應由負責保管、使用、記賬職能的人員以及獨立于這些職能的其他人員共同進行。只自嚴格將以上崗位職責進行逐一分離，才能發(fā)揮相互監(jiān)督，相互鋸約的作用，切實保證企業(yè)存貨的安全與完整。一156一(3)同定

22、資產管理部門的崗位分工。同定資產業(yè)務需要加以分離的不相容職務主要有：一是周定資產需要與資產采購、單位內部建筑或建設部人員的職務相分離；二是同定資產請購或建造審批與請購或建造提出人員的職務相分離；二是固定資產預算的復核審批與資本預算編制人員的職務相分離；四是固定資產驗收與采購或承建、款項支付人員的職務相分離；五是固定資產使用或保管與資產記錄人員的職務相分離；六是固定資產盤查應保證有獨立于使用，保管及進行賬務記錄的人員來進行；七是固定資產報

23、廢審批與資產報廢通知單編制人員的職務相分離。(4)采購部門的崗位分工。一是商品采購應由生產、銷售、倉庫及其他職能部『J根據其需求提出，并經分管采購工作的負責人進行審批，由采購部門組織采購。二是商品采購應由采購部和使用部門共同參與詢價程序并確定供應商，而不能由付款審批人和付款執(zhí)行人單獨完成詢價與確定供應商I：作。j是采購部門下定單或起草購貨合同并經授權部門或人員審核、審批和適當審計。四是采購人員不能同時擔任貨物的驗收工作，驗收工作應由專職

24、人員或質檢人員進行。五是采購、儲存保管與會計記錄工作職務分離，以減少誤記商品數量金額的ar能。六是付款的審核人與付款的執(zhí)ji人應職務分離。七是企業(yè)不能將采購與付款業(yè)務的全過程交給同一部門或一個人辦理。(5)銷售部門的崗位分1：。一是接受客戶訂單。簽訂合同的崗位應與最后付款條件核準崗位分離，即使由同一部門操作。也應由不同人承辦。二是對于付款條件必須fll銷售部和信用部『】同時批準。i是發(fā)貨憑證編制人與發(fā)運貨物、提取貨物、包裝貨物或托運貨物

25、的人員不能是同一人，發(fā)運貨物人與門j!保安應分離。四是開具發(fā)票與發(fā)票審核崗位應當分離。編制銷售發(fā)票通知單與開具銷售發(fā)票分離。五是催收貨款與結算貨款應當分離。六是退貨驗收的人員與退貨記錄的人員不能是同一人。七是折扣與折讓給予和審批應當分離。八是企業(yè)不得由同一部f】或人員辦理銷售與收款業(yè)務的全過程?！?6)成本費用管理部fJ的崗位分【。一是成本費用預算的編制與審批職務分離；二是成奉費用支出的審批與執(zhí)行職務分離；三是成本費用支出的執(zhí)行與相關會

26、計記錄職務分離；四是成本費用考核評價與執(zhí)行職務分離；五是不得由同一部門或個人辦理籌資業(yè)務的全過程。2企業(yè)授權批準的控制，授權批準的控制要求單位明確規(guī)定涉及會計及相關_J：作的授權批準范圍、權限、程序、責任等內容，單位內部的各級管理層必須在授權范圍內行使職權和承擔責任經辦人員也必須在授權范圍內辦理業(yè)務。授權批準是指單位在辦理各項經濟業(yè)務時，必須經過規(guī)定程序的授權批準授權批準形式通常有一般授權和特別授權之分。一般授權是對辦理常規(guī)性的經濟業(yè)務

27、的權利、條件和有關責任者作出的規(guī)定。這此規(guī)定在管理部fJ中采用文件形式或在經濟業(yè)務lI規(guī)定一般性交易辦理的條件、范圍和對該項交易的責任關系在日常業(yè)務處理中可以按照規(guī)定的權限范圍和有父職責白行辦理。特別授權指授權處理非常規(guī)性交易事件，如重大的籌資行為、投資決策資本支出和股票發(fā)行等。特別授權也可以用于超過一般授權限制的常規(guī)交易。企業(yè)要明確一般授權和特別授權的責任和權限，以及每筆經濟業(yè)務的授權批準程序并按照規(guī)定的權限和程序執(zhí)行。內部牽制原則要

28、求各單位在建立、健全單位內部會計控制制度的過程中，明確單位內部符部f】的性質與職責明確各部f】和人員應承擔的責任賦予其相應的權力規(guī)定操作規(guī)程和處理手續(xù)，制定追究責任的措施和獎懲辦法等，做到事事有人管事事有人干辦事有標準。使權有所屬、責有所|，j、利有所享，避免發(fā)生越權行為或爭權奪利、相互推諉、相互扯皮等現象實現內部控制的目標。維護社會主義市場經濟秩序。1996參考文獻：1辛茂荀內部會計控制實務fMl民主與建設出版社20042劉大勇，李翠