如何成功召開(kāi)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議

1、如何成功召開(kāi)如何成功召開(kāi)項(xiàng)目啟目啟動(dòng)會(huì)議項(xiàng)目啟動(dòng)階段是項(xiàng)目實(shí)施的起點(diǎn)，召開(kāi)啟動(dòng)會(huì)的目的：得到企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)的支持和承諾企業(yè)相關(guān)人員對(duì)項(xiàng)目有了初步的認(rèn)識(shí)和對(duì)實(shí)施過(guò)程有了了解成立了實(shí)施項(xiàng)目組將來(lái)用戶能夠重視并積極配合項(xiàng)目組工作，因此成功召開(kāi)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議則是項(xiàng)目順利實(shí)施的關(guān)鍵。本文就如何召開(kāi)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議淺述一下自己的看法。我認(rèn)為成功召開(kāi)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議由三個(gè)工作內(nèi)容組成，包括進(jìn)行項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)準(zhǔn)備、召開(kāi)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)、啟動(dòng)會(huì)總結(jié)三個(gè)工作步驟，具體流程如下：

2、一、項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)的準(zhǔn)備項(xiàng)目啟動(dòng)的準(zhǔn)備工作比較繁瑣，具體事宜取決于項(xiàng)目所在的管理環(huán)境的要求。在項(xiàng)目啟動(dòng)準(zhǔn)備期，可以準(zhǔn)備一個(gè)項(xiàng)目啟動(dòng)檢查清單，以確保項(xiàng)目啟動(dòng)工作的有序，避免疏漏。一般說(shuō)來(lái)，啟動(dòng)會(huì)準(zhǔn)備工作包括：建立項(xiàng)目管理制度、整理啟動(dòng)會(huì)資料等。其中建立項(xiàng)目管理制度是非常關(guān)鍵而且容易忽略的一項(xiàng)工作，主要包括：項(xiàng)目考核管理制度、項(xiàng)目費(fèi)用管理制度、項(xiàng)目例會(huì)管理制度、項(xiàng)目通報(bào)制度、項(xiàng)目計(jì)劃管理制度、項(xiàng)目文件管理流程等；其中項(xiàng)目計(jì)劃管理制度：明確各級(jí)項(xiàng)

3、目計(jì)劃的制定、檢查流程，如：整體計(jì)劃、階段計(jì)劃、周計(jì)劃；項(xiàng)目文件管理流程：明確各種文件名稱的管理和文件的標(biāo)準(zhǔn)模版，如：匯報(bào)模板、例會(huì)模板日志、問(wèn)題列表等。另外實(shí)施人員要到達(dá)用戶現(xiàn)場(chǎng)客戶高層進(jìn)行溝通，與客戶建立實(shí)施項(xiàng)目組，與客戶方項(xiàng)目負(fù)責(zé)人明確職責(zé)和角色。項(xiàng)目實(shí)施小組中一般包括領(lǐng)導(dǎo)小組、項(xiàng)目經(jīng)理、系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)實(shí)施組、業(yè)務(wù)顧問(wèn)組等。制定雙方的實(shí)施組結(jié)構(gòu)圖，初步的實(shí)施進(jìn)度表和方案。注意：軟件的主要使用部門(mén)負(fù)責(zé)人一定要作為實(shí)施組主要成員存在

4、，有利于項(xiàng)目的實(shí)施工作的開(kāi)展。在項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)前要準(zhǔn)備初步的《實(shí)施時(shí)間進(jìn)度表》（project）、《實(shí)施方案》、啟動(dòng)會(huì)演講稿，并在出發(fā)前由相關(guān)專家評(píng)審這些文檔。啟動(dòng)會(huì)講稿應(yīng)根據(jù)企業(yè)現(xiàn)狀，進(jìn)行產(chǎn)品基本概念和理念的宣講，達(dá)到‘掃盲’的作用；同時(shí)讓企業(yè)了解軟件的實(shí)施過(guò)程和實(shí)施應(yīng)注意的問(wèn)題，以及如何配合項(xiàng)目組開(kāi)展實(shí)施工作等等。最后，要與用戶針對(duì)啟動(dòng)會(huì)的有關(guān)事宜進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)，包括啟動(dòng)會(huì)的重要性、必要性和啟動(dòng)會(huì)的議程，召開(kāi)的時(shí)間、地點(diǎn)和所用時(shí)間，必須

5、參加的人是哪些、能否參加，啟動(dòng)會(huì)的場(chǎng)地和設(shè)備是否齊全等。項(xiàng)目組根據(jù)與用戶針對(duì)啟動(dòng)會(huì)的有關(guān)事宜進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)的結(jié)果，編寫(xiě)《項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)通知》，并以一定的方式向用戶發(fā)出《項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)通知》。注意事項(xiàng)：1、會(huì)議是正式動(dòng)員會(huì)，應(yīng)做到主要人員都要參加，起到宣傳和重視的效果；2、講稿一般要由我方專家、高層或經(jīng)驗(yàn)豐富的項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)講。3、《項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)通知》在發(fā)出前，項(xiàng)目組一定要將《項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)通知》內(nèi)容提前與用戶信息系統(tǒng)負(fù)責(zé)人進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，使該負(fù)責(zé)人明確理

6、解和配合進(jìn)行啟動(dòng)會(huì)的準(zhǔn)備工作?！俄?xiàng)目啟動(dòng)會(huì)通知》發(fā)出后，項(xiàng)目組也要即時(shí)與該負(fù)責(zé)人聯(lián)絡(luò)，了解《項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)通知回執(zhí)單》中的有關(guān)內(nèi)容。二、召開(kāi)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)項(xiàng)目啟動(dòng)的準(zhǔn)備工作完成后，就可以召開(kāi)項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議了。啟動(dòng)會(huì)議是項(xiàng)目開(kāi)工的正式宣告，參加人應(yīng)該包括項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)中的關(guān)鍵角色，如管理層領(lǐng)導(dǎo)、項(xiàng)目經(jīng)理、供應(yīng)商代表、客戶代表、項(xiàng)目監(jiān)理、技術(shù)人員代表等。在啟動(dòng)會(huì)議上要明確項(xiàng)目實(shí)施組織機(jī)構(gòu)相關(guān)人員職責(zé)、項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中雙方工作模式，相關(guān)規(guī)定、項(xiàng)目實(shí)施范圍、

7、項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃時(shí)間安排，保證項(xiàng)目組在實(shí)施過(guò)程中嚴(yán)格遵守實(shí)施計(jì)劃、實(shí)施規(guī)定、認(rèn)真貫徹，順利實(shí)施項(xiàng)目。項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)的內(nèi)容包括：1、用戶方領(lǐng)導(dǎo)主持會(huì)議，會(huì)議議程安排會(huì)議議程介紹2、項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)介紹項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)人員構(gòu)成及工作職責(zé)3、實(shí)施方項(xiàng)目經(jīng)理介紹PLM項(xiàng)目實(shí)施情況介紹1）項(xiàng)目整體框架2）各系統(tǒng)功能介紹3）項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)度安排4、實(shí)施方領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言表態(tài)5、用戶方領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言表態(tài)注意事項(xiàng)：1、確認(rèn)業(yè)務(wù)目標(biāo)和承諾；與高層探討軟件實(shí)施與原有工作的沖突問(wèn)題，以及軟件

8、實(shí)施帶來(lái)的工作模式的變革等，建議高層參與相關(guān)活動(dòng)，制定相關(guān)制度或獎(jiǎng)懲措施來(lái)保證項(xiàng)目的成功實(shí)施。如：?jiǎn)?dòng)會(huì)議高層經(jīng)理對(duì)堅(jiān)決支持軟件實(shí)施的表態(tài)等。2、根據(jù)企業(yè)情況，項(xiàng)目組引導(dǎo)企業(yè)制定實(shí)施相關(guān)的獎(jiǎng)懲政策；3、項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃貫穿到廠級(jí)領(lǐng)導(dǎo)（一般為副總或總工）或相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的工作計(jì)劃中；4、項(xiàng)目實(shí)施任務(wù)明確分解到各部門(mén)的工作計(jì)劃中。5、項(xiàng)目遇到的要引起用戶方，因操作習(xí)慣性改變的問(wèn)題，請(qǐng)用戶方積極配合；6、強(qiáng)調(diào)用戶根層領(lǐng)導(dǎo)‘一把手抓’思想，并強(qiáng)調(diào)