清華大學數(shù)字化校園整體解決方案

1、項目管理及實例分析—清華數(shù)字迎新,清華大學計算機與信息管理中心佟秋利tql@cic.tsinghua.edu.cnhttp://www.cic.tsinghua.edu.cn/二○○五年七月,提 綱,項目管理基本概念項目定義項目特征項目成果的制約因素項目管理在高校信息化過程中的應用 項目生命周期項目計劃與控制項目人力資源管理,項目定義,以一套獨特而相互聯(lián)系的任務為前提有效地利用資源為實現(xiàn)一個特定的目標所做的

2、努力,項目特征,明確的目標相關的任務必要的資源獨一無二&一次性客戶不確定性,項目成果的制約因素,工作范圍項目成本進度計劃客戶滿意度,項目管理在高校信息化過程中的應用,信息軟件的開發(fā)現(xiàn)場迎新的軟件業(yè)務的信息化改造辦公自動化實施數(shù)字迎新全校的數(shù)字校園建設按建設期設立項目,數(shù)字迎新項目,明確的目標：實現(xiàn)新生入學的數(shù)字化和一站式服務加強參加迎新的各個部處間的信息流通和工作配合，使迎接新生的工作流程更為有序

3、，提高了學校各相關部門工作效率。 新生數(shù)據(jù)的縱向連通，實現(xiàn)新生入學數(shù)據(jù)與新生在校學籍數(shù)據(jù)的無縫連接規(guī)范新生報到程序，為新生提供了方便、高效、一體的入學報到環(huán)境和服務,數(shù)字迎新項目（續(xù)）,相關的任務：錄取通知書打印、下發(fā)，分班分學號迎新現(xiàn)場環(huán)境準備相關軟件開發(fā)及現(xiàn)場實施迎新數(shù)據(jù)處理、下發(fā)給各部門和各院系打印密碼封報到接站、接待新生照相新生檢疫,現(xiàn)場收費助學貸款安排住宿戶口遷入餐卡發(fā)放發(fā)放澡票組織關系轉(zhuǎn)入回

4、收錄取通知書新生電子郵件帳號,數(shù)字迎新項目（續(xù)）,必要的資源：現(xiàn)場迎新環(huán)境各崗位工作人員現(xiàn)場發(fā)卡系統(tǒng)新生照相系統(tǒng)收費設備……,數(shù)字迎新項目（續(xù)）,客戶：新生校方（校辦）*各部處、各院系計算中心、網(wǎng)絡中心,數(shù)字迎新項目（續(xù)）,不確定性：數(shù)據(jù)是否及時多部門協(xié)調(diào)溝通是否順暢迎新環(huán)境的穩(wěn)定性新生報到的時間,提 綱,項目管理基本概念項目生命周期識別需求提出解決方案執(zhí)行項目結束項目 項目計劃與控制項目人

5、力資源管理,識別需求,識別需求,從客戶角度識別需求項目的選擇準備招標文件征集投標文件,識別需求（續(xù)）,關鍵的成功因素清楚地定義需求選出最大收益的項目考慮周詳?shù)脑u估和選擇程序好的需求建議書能充分理解客戶的期望公平競爭優(yōu)勢,識別需求（續(xù)）,招標文件工作陳述客戶要求交付物客戶提供物品客戶審批內(nèi)容合同類型,付款方式進度計劃投標文件的格式和內(nèi)容最后期限評價標準預算資金,識別需求實例分析,數(shù)字迎新對需求的識別

6、新生入校前后數(shù)據(jù)無縫連接，省市招辦數(shù)據(jù)至學校學籍數(shù)據(jù)的流動各部門新生數(shù)據(jù)的集中管理，在最大范圍內(nèi)實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享報到現(xiàn)場，能夠方便、快捷的完成報到手續(xù)，縮短報到時間各部門明確了各自的責任，提高工作效率各部門迎新過程分為三個階段：迎新前數(shù)據(jù)準備現(xiàn)場迎新迎新后部分數(shù)據(jù)處理,識別需求實例分析（續(xù)）,迎新前數(shù)據(jù)準備階段 迎新前數(shù)據(jù)準備階段主要是招辦對招生數(shù)據(jù)處理，導入新生庫，由學籍管理部門處理相應的學籍信息，進行分班分學號等。

7、現(xiàn)場迎新現(xiàn)場迎新準備，開準備會議，確定參加部門，場地位置確認，會場布置等問題；現(xiàn)場迎新的現(xiàn)場迎新預演，讓各個部門了解相應操作；現(xiàn)場迎新組織。迎新后數(shù)據(jù)處理 校醫(yī)院 戶口辦公室 現(xiàn)場照相,提出解決方案,提出解決方案（續(xù)）,從投標方或客戶內(nèi)部的項目團隊角度招標/投標前的營銷策略是否投標決策提交能獲勝的投標文件準備投標文件投標文件的內(nèi)容*定價理由提交投標文件以及后續(xù)行動*客戶評估投標方案合同類型及合同條款,提

8、出解決方案（續(xù)）,投標文件內(nèi)容技術部分理解問題*提出方法或解決方案*客戶的收益管理部分工作任務描述*交付物項目進度計劃*項目組織*相關經(jīng)驗設備和工具*,成本部分勞動力*原材料*分包商和顧問設備和設施租金差旅費,文檔*一般管理費物價上漲意外開支準備金獎金或利潤,提出解決方案（續(xù)）,關鍵成功因素招標/投標前的努力很重要；在客戶準備提出招標文件之前就與潛在客戶聯(lián)系；盡可能多的了解客戶的需求、問題以

9、及決策過程*；根據(jù)客戶的需求、要求和期望準備重點突出的投標文件；實事求是的評價自己準備投標文件的能力；簡明扼要地書寫投標文件；投標文件必須實事求是；建立精確的、完善的成本預算。,提出解決方案實例分析,數(shù)字迎新解決方案的技術部分理解問題：通過對數(shù)字迎新項目的分析，了解迎新過程涉及到的各個部門，明確各部門的工作內(nèi)容，協(xié)調(diào)各部門有序的進行迎新活動，保證整個迎新的過程順利的進行。解決方案：從項目管理的觀點出發(fā)，將整個迎新過程，進行

10、部門的劃分，工作流程的劃分，有效的配置各種資源，根據(jù)多年來的迎新相關經(jīng)驗，制定相應的項目進度計劃，使得數(shù)字迎新項目應用最少的人力物力資源，再最短的時間內(nèi)順利完成迎新任務的準備工作、現(xiàn)場迎新以及迎新后的數(shù)據(jù)處理等工作。,提出解決方案實例分析（續(xù)）,數(shù)字迎新解決方案的管理部分工作任務描述迎新前數(shù)據(jù)準備現(xiàn)場迎新迎新后部分數(shù)據(jù)處理 項目進度計劃迎新前數(shù)據(jù)準備（7月上旬開始－現(xiàn)場迎新）現(xiàn)場迎新（新生報到時間）迎新后部分數(shù)據(jù)處理 （

11、新生報到后到正式開學）項目組織：根據(jù)不同部門劃分工作任務，建立矩陣型的項目組織結構設備和工具：計算機，迎新系統(tǒng)，相關的人員,提出解決方案實例分析（續(xù)）,數(shù)字迎新解決方案的成本問題勞動力按照工作內(nèi)容分配的各個部門的人員設備計算機準備迎新系統(tǒng)開發(fā)和維護文檔新生入學通知書交費收據(jù)學生證制作等等,執(zhí)行項目,執(zhí)行項目（續(xù)）,項目計劃定義項目目標工作分解結構界定具體活動繪制網(wǎng)絡圖時間估計成本估算項目進度計劃及預

12、算執(zhí)行項目控制項目定期搜集有關項目績效的資料，把實際績效與計劃績效相對比，對績效差的部分采取適當?shù)募m正措施。,執(zhí)行項目（續(xù)）,關鍵成功因素制定周詳?shù)挠媱?；項目?zhí)行人參與項目計劃的制定工作；經(jīng)常與客戶交流；經(jīng)常詢問客戶對項目進度的滿意度；及時向客戶和項目團隊通告項目進展情況和潛在問題；及時對比實際進度并同計劃；項目結束時進行評估項目績效，總結經(jīng)驗。,結束項目,結束項目（續(xù)）,結束項目目的：從項目學得經(jīng)驗，改善未來項目

13、的工作績效組織和存檔項目文件處理應收應付帳款項目團隊成員的績效評估承約商及客戶組織內(nèi)部舉行項目后評估會議內(nèi)部的項目后評估客戶反饋提前結束項目,結束項目（續(xù)）,內(nèi)部的項目后評估會議團隊成員之間的個人會議個人對項目工作績效的認識未來項目的改進工作成員合作工作情況項目團隊的小組會議技術績效（工作范圍，質(zhì)量，管理變更）成本績效進度績效項目計劃與控制客戶關系團隊關系交流識別問題和解決問題對未來項目的建議,

14、,項目績效和建議方面的書面總結,結束項目（續(xù)）,客戶反饋目的確定項目是否為客戶帶來了預期的收益評估客戶滿意度獲得將來對客戶開展業(yè)務聯(lián)系有幫助的反饋信息參與者項目經(jīng)理關鍵的項目團隊成員與項目有關的客戶組織的主要代表反饋方法：項目后客戶評估調(diào)查表,結束項目（續(xù)）,提前結束項目出現(xiàn)特殊情況，未完成而被迫結束由于客戶不滿意而終止*項目期間要持續(xù)不斷地監(jiān)控客戶的滿意度及時采取糾正措施,提 綱,項目管理基本概念項目生命

15、周期項目計劃與控制項目計劃進度安排進度控制資源配置成本計劃和績效項目人力資源管理,項目計劃,項目目標明確、可行、具體和可以度量，通常用工作范圍、進度計劃和成本來表示——在一定期限和預算內(nèi)完成這項工作。工作分解結構將項目分解成易于管理的幾個部分或幾個細目，有助于識別完成項目工作范圍所需的所有工作要素。責任矩陣用表格形式表示完成工作分解結構中工作細目的個人責任的方法，表明個人在整個項目中的角色和地位。界定活動由每

16、個工作包的責任人或責任小組來界定。制定網(wǎng)絡計劃應用于計劃、進度安排和控制工作中很有用的一項技術。,項目計劃實例分析,,項目計劃實例分析（續(xù)）,項目目標順利進行迎新活動，實現(xiàn)迎新過程的數(shù)字化，即留存數(shù)字化信息并為今后信息化管理提供基礎數(shù)據(jù)。,項目計劃實例分析（續(xù)）,工作分解結構,項目計劃實例分析（續(xù)）,迎新前數(shù)據(jù)準備責任矩陣（P＝主要責任；S＝次要責任）,項目計劃實例分析（續(xù)）,現(xiàn)場迎新責任矩陣,項目計劃實例分析（續(xù)）,迎新后數(shù)據(jù)處

17、理責任矩陣,項目計劃實例分析（續(xù)）,1.8網(wǎng)絡管理界定活動保證迎新現(xiàn)場（綜體）跟其他業(yè)務部門的網(wǎng)絡暢通備份數(shù)據(jù)的處理向迎新現(xiàn)場的業(yè)務系統(tǒng)分配IP地址實時監(jiān)控網(wǎng)絡帶寬以檢查機器中毒情況并進行及時處理確定迎新現(xiàn)場所需網(wǎng)口數(shù)量準備足夠的系統(tǒng)安裝盤,項目計劃實例分析（續(xù)）,1.11確定提前入校新生名單界定活動獲得新生基本數(shù)據(jù)確定提前入校新生名單將提前入校新生名單傳遞給社區(qū)服務中心協(xié)作，飲食服務中心，戶口管理中心等部門,項目計劃

18、實例分析（續(xù)）,1.13場地安排界定活動確定迎新各系、各部門具體位置，制定好場地安排圖，下發(fā)給各個部門要求各部門統(tǒng)計所需設備進行上報，校辦進行統(tǒng)計，下發(fā)給相關部門進行準備工作要求各部門按時到達指定地點提前發(fā)放工作卡，保證每個工作人員都有,項目計劃實例分析（續(xù)）,2.1新生檢疫界定活動讀取新生通知書號 確定是否需要檢疫 進行檢疫 操作迎新系統(tǒng)記錄檢疫結果,項目計劃實例分析（續(xù)）,1.9.3學生宿舍信息處理界定活動獲得新生

19、基本數(shù)據(jù)按系分配學生宿舍總數(shù)宿舍數(shù)據(jù)下發(fā)給各系 回收各系為每個新生分配的宿舍信息將新生的宿舍地址和電話號碼上報給注冊中心 獲得提前入校新生名單預先分配宿舍并發(fā)放生活用品 接收新生行李信息將已收到的行李單錄入迎新系統(tǒng),項目計劃實例分析（續(xù)）,甘特圖繪制項目計劃由于迎新是一個非常復雜的活動，我們選用其中的迎新前的準備活動作為一個子項目進行分析。,項目計劃實例分析（續(xù)）,1.9.3學生宿舍信息處理干特圖,項目計劃實例分析（續(xù)

20、）,迎新準備活動網(wǎng)絡圖,進度安排,活動工期估計項目的開始和結束時間進度計算,進度安排,活動工期估計,進度安排(續(xù)),項目開始時間每年的7月上旬開始項目結束時間9月初迎新結束為止,進度安排(續(xù)),最早開始和結束時間,進度安排(續(xù)),最遲開始和結束時間,進度安排(續(xù)),項目進度,進度安排(續(xù)),總時差（浮動量）最遲結束時間－最早結束時間最遲開始時間－最早結束時間總時差為負值，表明完成這個項目缺少時間余量；總時差為正值，表明

21、這條特定路徑上的各項活動所花費時間的總量可以延長，而不必擔心會出現(xiàn)在規(guī)定時間內(nèi)無法完成任務的現(xiàn)象。,進度安排(續(xù)),關鍵路徑總時差為0或負值的路徑被稱作關鍵路徑；具有正的總時差的路徑被成為非關鍵路徑。自由時差指某項活動在不影響其緊隨活動最早開始情況下可以延遲的時間量，這是指向同一活動的各項活動總時差之間的相對差值。,進度安排(續(xù)),關鍵路徑1－>4－>6－>7,項目進度,進度安排(續(xù)),關鍵成功要素執(zhí)行活動

22、的負責人應制定出工期估計，并使人們就這個工期估計達成共識*活動的工期估計必須以活動期望的資源數(shù)量為基礎活動的工期估計應該使積極而可靠的實際過程中存在著回顧和比較的時間間隙，工期估計不應長于這個時間間隙,進度控制,項目控制過程實際進度完成情況的影響項目變更納入進度更新項目進度進度控制方法,進度控制(續(xù)),項目控制過程,進度控制(續(xù)),實際完成情況的影響：最早開始時間最早結束時間總時差,進度控制(續(xù)),項目變更納入進度

23、項目范圍進度計劃成本關鍵：變更時間早期變更影響較小晚期變更影響較大,進度控制(續(xù)),更新項目進度已完成活動未完成活動的開始和結束時間（由網(wǎng)絡圖得出）項目變更,進度控制(續(xù)),進度控制(續(xù)),進度控制方法分析進度，找出哪些地方需要采取糾正措施確定應采取哪種具體的糾正措施修改計劃，將糾正措施列入計劃重新計算進度，估計計劃采取的糾正措施的效果根據(jù)情況重復以上步驟,進度控制(續(xù)),加快進度的重點：負時差的路徑時差數(shù)值

24、決定優(yōu)先級找出消除負時差的糾正措施分析負時差近期內(nèi)的活動工期估計長的活動縮短活動的工期估計投入更多的資源指派一位經(jīng)驗更豐富的人去完成或幫助完成活動縮小活動范圍或降低活動要求改進方法或技術來提高生產(chǎn)率,進度控制(續(xù)),關鍵成功要素采取一些前期控制活動，以確保在出現(xiàn)與計劃不相符的情況項目目標也可以實現(xiàn)通過檢測實際過程來確保每件事情與計劃相符提高項目控制的關鍵是檢測實際過程，按時間與進度進行比較，必要時采取糾正措施提

25、高時間管理的關鍵：辨認每條關鍵路徑，明確負時差和破壞性時差關注與整個期間關系密切和估計工期較長的活動及早確定計劃進度的問題將使消極的成本和范圍影響降到最低定期進行項目進度報告，適當確定報告期及時搜集實際績效的數(shù)據(jù)和項目的范圍、計劃進度和預算的變動等信息，進行時間表和預算的更新,資源配置,資源約束計劃計劃資源的利用資源平衡資源約束進度安排,資源配置(續(xù)),資源約束計劃繪制網(wǎng)絡圖中各項活動之間的邏輯關系時考慮資源約束。對于

26、迎新項目：數(shù)據(jù)資源約束新生基本數(shù)據(jù)，宿舍分配數(shù)據(jù)等等；人力資源約束各部門人員數(shù)量的約束；網(wǎng)絡資源約束網(wǎng)絡流量、網(wǎng)口數(shù)量的約束；設備資源約束計算機數(shù)量等。,資源配置(續(xù)),設備資源的約束,資源配置(續(xù)),計劃資源的利用盡早開始原則盡晚開始原則,資源配置(續(xù)),資源平衡在不延長項目要求完工時間的情況下建立資源均衡利用的進度計劃為了保持資源需求均衡水平而推遲那些非關鍵活動(即時差為正值)的最早開工時間,原始資源組合,平

27、衡資源組合,資源配置(續(xù)),資源約束進度安排方法在各種可得資源的數(shù)量不變的情況下制定最短進度計劃的方法。適用于項目可得資源有限，且不能超過該資源約束的情況在幾個活動同時需要同一有限資源的情況下,擁有最小時差的活動將擁有資源配置的優(yōu)先權,資源配置(續(xù)),關鍵成功要素有限性的資源會阻礙項目工期的完成估計執(zhí)行每個活動所需資源的數(shù)量和種類保證資源充足，滿足活動要求資源的平衡和均衡，盡可能平均地使用資源,成本計劃和績效,項目成本估計

28、項目預算確定實際成本確定工作績效價值成本績效分析成本預測成本控制控制現(xiàn)金流,成本計劃和績效(續(xù)),項目成本估計制定成本計劃勞動力原材料分包商和顧問租用設備和工具差旅費由工作負責人估計成本進行積極并且切合實際的成本估計,成本計劃和績效(續(xù)),項目預算分攤總預算成本按各成本要素分攤到工作分解結構中建立總預算成本自上而下自下而上生成累計預算成本直到某期為止按進度完成的工作預算值,成本計劃和績效(續(xù))

29、,確定實際成本實際成本承付款項實際成本與預算成本的比較確定工作績效的價值贏余量完工比率成本績效分析總預算成本（TBC）累計預算成本（CBC）累計實際成本（CAC）累計贏余量（CEV）,,成本績效指數(shù)（CPI）＝CEV/CAV,成本差異（CV）＝CEV－CAC,成本計劃和績效(續(xù)),成本預測方法假設項目或工程的未完成部分將按照到目前為止已完工工程的效率進行項目或工作包的剩余工作按預算來進行重估所有要進行的剩余工

30、作的成本，把重估成本與累計實際成本相加,成本計劃和績效(續(xù)),成本控制關鍵：定期、及時地分析成本績效具體內(nèi)容分析成本績效以確定哪個工作包需要采取糾正措施決定要采取哪些具體的糾正措施修訂項目計劃，包括工期和成本估計，加入計劃采取的糾正措施成本降低對象近期就要進行的活動具有較大的估計成本的活動降低工作成本的方法采用符合規(guī)范而成本較低的原材料安排一個經(jīng)驗豐富的專家協(xié)助減少工作包或特殊活動的作業(yè)范圍或要求,成本計劃和績效

31、(續(xù)),控制現(xiàn)金流關鍵：保證現(xiàn)金的流入比流程快支付條款要求項目開工時預付定金根據(jù)項目的期望工期每月支付等量現(xiàn)金提供經(jīng)常的支付,成本計劃和績效(續(xù)),關鍵成功要素在項目地建議階段制定成本計劃由從事與成本相關的工作人員制定成本估計實時監(jiān)督實際成本和績效及時建立系統(tǒng)搜集時間成本花費和允許成本花費、工作效率贏余量的數(shù)據(jù)及時采取糾正措施采用累計預算成本作為與累計實際成本比較的標準從工作負責人處得到完工比率的數(shù)據(jù)提高成本控

32、制效率的關鍵是經(jīng)常及時地分析成本績效有效控制成本的關鍵是，發(fā)現(xiàn)負成本差異和無效率，確定具體的工作包和活動及早確定成本問題，建設對范圍和進度的影響管理現(xiàn)金流的關鍵是保證現(xiàn)金的流入快于流出，盡可能從顧客那里得到付款（現(xiàn)金流入），盡可能推遲供應商和合作者的付款（現(xiàn)金流出）,提 綱,項目管理基本概念項目生命周期項目計劃與控制項目人力資源管理項目經(jīng)理項目團隊建設項目溝通及文件記錄項目組織的類型,項目經(jīng)理,項目經(jīng)理的職責項目

33、經(jīng)理的技能培養(yǎng)項目經(jīng)理所需要的能力授權應變能力,項目經(jīng)理(續(xù)),項目經(jīng)理的職責計劃明確項目目標取得客戶一致意見與項目團隊溝通評價計劃建立項目管理信息系統(tǒng)使項目團隊理解、掌握系統(tǒng)組織為開展活動，合理地配置資源決定組織內(nèi)部完成工作承約商或顧問完成工作分配職責，授予權力營造工作環(huán)境控制對項目進行監(jiān)控，一套項目管理信息系統(tǒng),項目經(jīng)理(續(xù)),項目經(jīng)理的技能領導能力人員開發(fā)能力溝通技巧人際交往能力化解壓力

34、能力解決問題能力管理時間能力,項目經(jīng)理(續(xù)),培養(yǎng)項目經(jīng)理所需要的能力獲取經(jīng)驗尋求別人的反應自我批評總結，改正錯誤與一些具有你想學習技能的項目經(jīng)理進行探討參加培訓項目加入一些組織團體閱讀參加自愿活動,項目經(jīng)理(續(xù)),授權為實現(xiàn)項目目標，使所有人在自己的職責范圍內(nèi)完成項目的預期任務。給項目團隊賦予權力給團隊成員賦予權力，有效授權的障礙項目經(jīng)理的自以為是不信任團隊成員的工作能力項目經(jīng)理害怕失去控制權團隊成

35、員害怕出錯而受到指責，缺乏自信心,項目經(jīng)理(續(xù)),應變能力變化類型由客戶引起由項目團隊引起由項目執(zhí)行過程中的無法預測的事件引起根據(jù)項目成果使用者的要求發(fā)生的管理和控制變化進行項目工作前，建立一個對變化進行文件記錄及審批的工作規(guī)則進行有效的交流溝通根據(jù)客戶要求對項目成本及進度計劃進行評估討論或召開會議，讓團隊成員表現(xiàn)自己的緊張情緒,項目經(jīng)理(續(xù)),關鍵成功要素項目經(jīng)理積極主動地計劃、溝通，并領導項目團隊完成項目目標

36、鼓勵員工取得成功，贏得客戶的信賴積極主動解決問題有一套管理信息系統(tǒng)來識別有意義的和勞而無功的工作具有堅強的領導能力，培養(yǎng)員工能力，非凡的溝通技巧，良好的人際交往能力，處理壓力和解決問題的能力，以及管理時間的能力采取參與和顧問式的領導方式運用認同或贊賞來鼓舞士氣項目經(jīng)理具有樂觀態(tài)度，對自己和成員有較高期望鼓勵成員進行創(chuàng)新溝通及時、真實和明確有效利用時間，自我約束,項目團隊,項目團隊的發(fā)展及有效性項目工作中的沖突解決問

37、題管理時間,項目團隊(續(xù)),項目團隊的發(fā)展及有效性項目團隊發(fā)展成長的階段形成震蕩正規(guī)表現(xiàn)有效的項目團隊對項目目標的清晰理解對每位成員的角色和職責的明確期望目標導向高度的合作互助高度信任,項目團隊(續(xù)),項目團隊的發(fā)展及有效性團隊有效工作的障礙目標不明確角色和職責不明確項目結構不健全工作缺乏投入缺乏溝通領導不力項目團隊成員的流動不良行為,項目團隊(續(xù)),項目團隊的發(fā)展及有效性做一個有效的團隊成員

38、做好計劃、控制并對他們各自的工作承擔責任積極參與并能有效溝通營造一個沒有爭議、積極而又富有建設性的項目環(huán)境團隊建設團隊成員社會化增加團隊成員接觸的機會組織社交各種活動定期召開團隊會議,項目團隊(續(xù)),項目工作中的沖突沖突來源工作內(nèi)容資源分配進度計劃成本先后次序組織問題個體差異,項目團隊(續(xù)),項目工作中的沖突沖突處理回避或撤退調(diào)?；蛳讌f(xié)合作、正視和解決問題,項目團隊(續(xù)),解決問題九步驟法

39、對問題做出說明找出問題的可能原因收集數(shù)據(jù)，確定最有可能的原因得出可能方案評估可行方案決定最佳方案修訂項目計劃實施方案判斷問題是否得以解決頭腦風暴法,項目團隊(續(xù)),有效地管理時間每個周末確定下周要完成的目標每天結束時，列出第二天要做的事情早晨首先查看需要做的事情控制干擾學會說“不”有效利用等待時間盡量一次處理大部分文件工作周末如完成目標，獎賞自己,項目團隊(續(xù)),關鍵成功要素有效的項目團隊對項目目

40、標清晰理解，對每位成員角色和職責明確期望，目標導向，高度的合作互助以及高度信任每位成員協(xié)助營造并培養(yǎng)一個積極有效的項目環(huán)境成員做好計劃、控制并相信各自的工作擁有開放、坦誠而又及時的溝通通過建設性、及時的反饋和積極地正視問題來解決沖突有效地管理時間,項目溝通,人員溝通有效聆聽會議演講報告項目文件及變更控制,項目溝通(續(xù)),人員溝通口頭溝通書面溝通有效聆聽聆聽技巧集中精力聽積極主動地聆聽提問不要打斷聆聽

41、障礙假裝聆聽偏見和固執(zhí)不耐煩急于得出結論,項目溝通(續(xù)),會議項目會議的類型情況評審會議解決問題會議技術設計評審會議有效地召開會議會前會議期間會后,項目溝通(續(xù)),演講為演講做準備確定演講目的了解聽眾準備一個演講提綱使用聽眾聽得懂的語言準備備用和參考的便條或提綱練習準備教具并測試演講過程熟知開場白講話清楚、自信邏輯性流出時間與聽眾交流,項目溝通(續(xù)),報告項目報告類型進展報告最后報

42、告準備有用的報告報告要簡明所寫的與所講的要保持一致突出重要論點用圖形化的表達方式來說明問題注意格式,項目溝通(續(xù)),項目文件及變更控制由于客戶和項目團隊進行變更針對變更做出修改好習慣最近修改日期修改的順序號變更人姓名的開頭字母,項目溝通(續(xù)),關鍵成功要素有效和經(jīng)常的人員溝通注意反映文化差異的身體語言和習慣交流溝通的核心是理解，聆聽使溝通有效定期使客戶和項目團隊明晰項目情況及潛在問題定期召開項目評審會議

43、報告應簡明扼要對文件進行更改時，要注意立即讓團隊成員得到更新后的文件,項目組織的類型,項目管理中有效的組織原則建立有意義的組織目標把項目責任納入對工作的說明采用建立在團隊基礎上的績效評價建立職業(yè)生涯把任務劃分成項目與子項目優(yōu)先使用項目庫存充分利用所有資源協(xié)調(diào)組群間的傳遞關系,項目組織的類型(續(xù)),職能型組織項目型組織矩陣型組織優(yōu)缺點分析,項目組織的類型(續(xù)),迎新項目組織結構,項目組織的類型(續(xù)),職能型組織

44、生產(chǎn)和銷售標準產(chǎn)品的企業(yè)每個職能部門為支持公司的業(yè)務目標而全力執(zhí)行自己的任務適合于公司的內(nèi)部項目此類公司很少從事涉及外部客戶的項目，沒有專門的項目經(jīng)理來管理客戶出資的項目主要集中力量生產(chǎn)自己的產(chǎn)品,項目組織的類型(續(xù)),項目型組織為具體項目招聘人員完成每個項目目標所需的全部資源完全分配給這個項目，專門為項目服務專職的項目經(jīng)理對項目團隊擁有完全的項目權力和行政權力設置完全是為了迅速、有效地對項目目標和客戶需要做出反應成本

45、低效的需要制定詳盡而準確的計劃和一個有效的控制系統(tǒng)常見于一些涉及大型項目的公司，或非營利機構,項目組織的類型(續(xù)),矩陣型組織一種混和體，是職能型組織和項目型組織的混合每個項目和職能部門各司其職項目經(jīng)理對項目結果負責，職能經(jīng)理則負責為項目的成功提供所需資源能有效地利用公司資源使職能部門員工有機會參加各種項目獲得職業(yè)上的發(fā)展關鍵明確團隊成員的匯報對象項目經(jīng)理是公司與客戶的媒介職能經(jīng)理的職責是決定如何完成分配的任務和負責