人事檔案管理工作中的問題及分析

1、人事檔案管理工作中的問題及分析人事檔案管理工作中的問題及分析[摘要]人事檔案是機關單位人事變動、聘用等信息的重要載體，也是單位未來開展人事工作的依據，是檔案管理中最為重要的一部分。在開展管理工作的過程中，機關單位要明確人事檔案管理工作中存在的問題，從檔案收集、檔案整理規(guī)范性、提升檔案管理意識入手，提升檔案管理工作的科學性與規(guī)范性，為機關單位人事工作的_展提供有力支持。本文以人事檔案管理工作為例，對其中存在的問題以及相關解決對策進行了具體

2、分析。下載[關鍵詞]人事檔案；信息化；責任追究doi：10.3969j.i中圖分類號]G275.9[文獻標識碼]A[文章編號]16730194（2017）16002從當前人事檔案管理的情況來看，機關單位中普遍存在檔案收集對象范圍不足、工作規(guī)范性差、管理意識薄弱等問題，這些問題在很大程度上制約了機關單位順利開展人事檔案管理工作，同時也不利于開展其他各項工作。相關的檔案管理者應該積極進行檔案管理工作的創(chuàng)新與完善，以此促進檔案管理工作的順利進

3、行，奠定檔案管理工作的基礎。1現階段人事檔案管理工作存在的問題1.1存在很多不規(guī)范現象一直以來，筆者所在城市的干部人事檔案統一由市委組織部干部人事檔案室保存，一般工作人員的人事檔案由市人才市場的人事檔案室保存，也有不少單位將人事檔案存放在自己單位的檔案室內。全市機關單位并沒有成立專門人事檔案室，即便是設立檔案室，室內環(huán)境也沒有達到配套“六防”設備的要求，使得人事檔案材料時常會出現受潮等情況，嚴重影響檔案的外觀與完整性。有的單位害怕檔案材

4、料被蟲蛀，在檔案室內投放過量的防蟲藥物，導致室內空氣質量極差。人事檔案材料還存在材料規(guī)范分類不合理的問題，雖然檔案管理工作人員認識到人事檔案分類保存的重要性，但在實踐工作當中，始終存在分類不合理的情況，在這種情況下，給人事檔案統一分類和查閱帶來不便。1.2信息化管理水平不高在分析人事檔案使用記錄的過程中，筆者發(fā)現，人事檔案所服務的對象已經擴展到諸多部門，而檔案利用的形式也更加多樣化。調查顯示，很多用人單位仍然通過手工操作的形式開展人事檔

5、案管理工作，工作量極大。即便很多單位已經安裝電子管理系統，但受系統本身的約束與影響，系統也只能對工作人員的個人基本信息進行記錄，很難將工作中的原件進行收錄。在這種情況下，人事檔案的跨單位利用，仍然需要紙質檔案作為支撐，這對檔案保管工作的開展十分不利，而且會降低工作效率。2人事檔案管理工作問題的形成原因2.1檔案收集對象范圍狹窄因筆者所在城市的干部人事檔案由市委組織部干部檔案室統一管理，檔案室在檔案收集工作方面，一是工作人員只注重領導干部

6、行政職務變動材料的收集、整理，一般干部的檔案資料不齊全現象較為普遍，如果過于重視領導與中層干部的資料，而忽視收集一般工作人員的資料，會造成不好案資料不允許本人借出，更不允許復印、拍照或抄寫。最后，單位要做好檔案資料的保密工作。如需對相關檔案資料進行轉入和轉出，檔案管理員應事先做好密封處理工作。此外，審查單位使用完畢后，應再次進行密封蓋章，并指派統一負責人重新做好檔案的保存工作。3.2全面推進人事檔案管理的信息化管理隨著時代的發(fā)展和進步，

7、人民檢察院中的各部門對檔案信息的需求量也日益增加。截至目前，人事檔案的信息內容已呈現明顯上升趨勢，為進一步提高檔案存儲效率，方便檔案工作人員進行資料管理，及時建立電子檔案信息化管理系統，相關人員可以有效整理和保存現有的檔案資料，并提高檔案信息的使用效率。與此同時，機關應加大對檔案計算機的輔助監(jiān)管力度，不斷維護檔案計算機管理系統，以免泄漏重要Y料。相關技術人員應避免檔案以圖片或視頻的形式被轉出，及時做好檔案數據的收集和保密工作，并指派多名

8、人員同時監(jiān)管，提高檔案的保密性。管理人員應具有專業(yè)的計算機能力，在不斷完善人才檔案信息的同時，既能提高檔案存儲效率和使用效率，又能確保相關資料的安全，為機關檔案做好監(jiān)督和管理工作奠定堅實的基礎。3.3加快建設人事檔案管理團隊為進一步完善干部檔案的相關內容，組織人事管理部門應加強對相關檔案的建設工作，全面提高團隊管理人員的綜合素質是確保人事檔案工作順利開展的基礎。第一，各部門應加強對檔案工作人員的培訓，提升檔案管理人員的工作能力，不斷完善

9、相關管理制度，提高對重要檔案材料的管理力度和監(jiān)督力度，并使用現代化網絡技術，完成對檔案資料的實時監(jiān)督管理工作。第二，各部門要合理分配專職和兼職檔案管理人員的工作內容。為避免檔案管理人員在工作過程中出現管理漏洞，各部門通過建立完整的管理團隊，能夠達到相互監(jiān)督、相互學習的效果，進一步提高了檔案管理工作的安全性。各部門應盡量聘請檔案業(yè)務管理能力熟練、專業(yè)能力較強、責任心較強的管理人員，并認真貫徹落實檔案管理工作的相關規(guī)定，確保提高工作人員的工

10、作熱情，讓人事檔案管理工作能夠順利開展。4結語本文從三個方面對人事檔案管理工作進行了分析，首先，分析了現階段人事檔案管理中存在的問題；其次，對引起這些問題的原因進行剖析；最后，提出了具體的解決對策。筆者希望本文的研究能夠為相關的檔案管理者提供一些意見和參考。主要參考文獻朱玉媛，周耀林.人事檔案管理原理與方法[M].武漢：武漢大學出版社，2011.張玉曉.淺析人事檔案管理中存在的問題及對策[J].中小企業(yè)管理與科技，2011（8）.周桂玲