項目管理（project management）實踐部分

1、2011.10.30 上午,1,項目管理（Project Management）實踐部分教師：張承鈿,2011.10.30 上午,2,課程的內容如下：,2011.10.30 上午,3,第二講項目計劃管理方法,2011.10.30 上午,4,內容文檔管理會議記錄項目進度計劃和進度表工作節(jié)奏及溝通,2011.10.30 上午,5,文檔管理項目是什么？進行人口普查建造生活小區(qū)登陸月球地區(qū)疾病的預防、、、項目

2、中有大量信息交流文本文檔，如Word，PDF及PPT電子表格，如Excel多媒體文件，如圖片、錄音、錄像電子郵件，手機短信會議記錄、、、,2011.10.30 上午,6,文檔管理如何處理信息？打電話／接電話發(fā)郵件／收郵件寫文檔／讀文檔獲得新消息、知識、、、,2011.10.30 上午,7,文檔管理項目成員人名簡寫通常項目相關人員幾十到幾百每個人都有一個簡寫，3個字母（或4個）要有確定人名簡寫的規(guī)則例如：

3、張承鈿，簡寫ZCD一個人的名字是二個漢字，怎么辦？例如：班上同學為何使用姓名簡寫？人名簡寫被用在文檔、電話等處,2011.10.30 上午,8,文檔管理電子郵件　　與項目有關的電子郵件一定要保留，且要按不同方式分類，　　并排序。分類可按內容、年度等進行，如下例：,2011.10.30 上午,9,文檔管理電子郵件　　與沒有處理的事情相關的郵件先留在《收件箱》里，等事情　　過后，在把它移到相應的目錄下，如下例：,2011

4、.10.30 上午,10,文檔管理電子郵件　　給客戶電子郵件要按統(tǒng)一格式書寫，如下：　　　1. 主題必須先寫項目名或代號，然后是標題，例如：“MES會議記錄 - 軟件開發(fā)組 2011.09.23”　　　2. 信件第一行總要問好，例如“某某先生/女士你好”　　　3. 信件完后總有簡單祝福語，例如“祝工作順利！”　　　4. 祝福的下一行必須寫發(fā)件人姓名，日期（可以不寫）　　　5. 最后是寫發(fā)件人聯(lián)系方式，同一公司的格式

5、必須相同。,2011.10.30 上午,11,文檔管理電子郵件例子下面是工學院學生創(chuàng)新項目中郵件,2011.10.30 上午,12,文檔管理郵件及相關文件信件的附件是文件，通常存放在硬盤上，且按照和電子郵件相同的目錄結構存放，如下例：,2011.10.30 上午,13,文檔管理項目文件與項目相關的文件存放在公共硬盤上，硬盤的盤號通常在字母 K 之后，每個項目有一個目錄，子目錄要按照一定順序排列，如下例：公

6、共硬盤要按時作備份，備份的時間間隔最好每天都作，最遲不要超過一周，及在周末作備份。公共硬盤通常在某個服務器上，且由系統(tǒng)管理員負責，他也負責作備份。作備份時，只需將新備份媒體更換，服務器將自動完成備份工作。,2011.10.30 上午,14,文檔管理服務器通常項目（公司或單位）有下列服務器： 第一類：電子郵件系統(tǒng)和公司通用應用程序第二類：公共文件，F(xiàn)TP服務器第三類：數(shù)據(jù)庫，如果項目包含大量數(shù)據(jù)第四類：項目需要對外發(fā)布信息

7、　其中第一類和第二類的服務器要作備份，且第二類的服務器對項目來說尤為重要，其備份要重視。而第三類和第四類可視情況而定。公用計算機有一臺共用計算機用于掃描圖片、文本，刻錄光盤，處理錄音、錄像等多媒體。,2011.10.30 上午,15,內容文檔管理會議記錄項目進度計劃和進度表工作節(jié)奏及溝通,2011.10.30 上午,16,會議記錄項目在實施時將開許多會議通常項目各小組每周開一次會項目的會議是按照項目的進程舉行的通過

8、會議，將完成下述工作檢查工作進度分配下一階段的任務討論項目實施中的問題介紹新技術、新方法控制項目節(jié)奏每次會議都要作記錄，因為：從會議記錄可以查看項目發(fā)展情況記錄的內容常常包含經驗的積累每個人都能及時知道自己目前的任務每個人也知道與自己工作相關的其他人員,2011.10.30 上午,17,會議記錄會議文件命名：項目代碼 + [小組代碼] + [會議標題] + 日期 + .doc例子：　　CST9035 第三組

9、標題名 2010.11.11.doc　　CST9035 第三組 2010.11.11.doc會議記錄第一頁徽標（Logo）：至少有一個徽標，及公司名稱項目名稱或代號會議標題（若是例行會議，可無標題）會議日期、主持人、記錄人所有參加者名單（姓名和簡寫），且排序若參加者是同一組或固定人員，則所有組員都在名單里，對參加者作記號。打印時，在頁的下面（或頁腳）是文件名打印時帶頁號及總數(shù)，例如1(10)：表示第1頁，總共10頁。

10、,2011.10.30 上午,18,會議記錄會議記錄第二頁起是內容，包括下述方面：一般信息，如工程階段代碼，或測試環(huán)境等等專題討論內容各員工的工作進度上次會議問題或任務完成情況新問題及負責人，如新發(fā)現(xiàn)的錯誤新任務及負責人，客戶新要求新規(guī)定、新說明或新技術文檔其它問題，如休假、放假、病假等會議記錄例子,2011.10.30 上午,19,內容文檔管理會議記錄項目進度計劃和進度表工作節(jié)奏及溝通,2011.10.3

11、0 上午,20,項目進度計劃和進度表人總是傾向于遲到遲到幾分鐘、開會遲到、聚會遲到，火車、飛機晚點人們認為，準時是在某個時間段上在飯店時，總是被告知菜馬上到，而等待的時間長得多很少有項目是準時完成的人們通常是基于最好的假設來估計項目完成的時間因此，我們要想辦法，使得：盡可能地少拖延項目完成時間盡可能地糾正錯誤地估計工作量同時，要保證項目實施達到預期的質量標準所以，盡可能地詳細描述何時完成何事工作計劃進度表是一

12、個比較好的方法,2011.10.30 上午,21,項目進度計劃和進度表進度表進度表也稱為甘特圖（Gantt Chart）甘特首先用在工作中，橫軸是時間，縱軸是工作左邊是任務、負責人、合計工時右邊是時間表（日歷），及進度（下例中紅線）下面是一個簡單例子：項目管理者可以便利地弄清一項任務還剩下哪些工作要做，并可評估工作是提前還是滯后，亦或正常進行。是一種理想的控制工具。,2011.10.30 上午,22,項目進度計

13、劃和進度表進度表把總的計劃目標看成人們能夠了解和執(zhí)行的任務具有相互關系的一系列計劃或各項事件體現(xiàn)一個簡單的控制原理從計劃中選取關鍵內容，并密切關注其發(fā)展甘特圖的制作可用Excel參見“甘特圖及其用Excel的制作方法.doc”甘特圖例子一甘特圖例子二甘特圖例子三,2011.10.30 上午,23,項目進度計劃和進度表項目計劃初步計劃（理想情況下）修改計劃（趕計劃）推遲計劃（成敗關鍵）初步計劃（理想

14、情況下）初步計劃就是樂觀估計的計劃，簡單例子就像前面那樣：,2011.10.30 上午,24,項目進度計劃和進度表初步計劃（理想情況下）制定計劃注意事項：時間安排：通常為需求分析和設計30%、實施40%、測試30%時間預留：各階段都要有預留時間，通常是1.5倍質量管理：各階段的工作都要作質量考查制定計劃的方法按階段分類：需求分析、項目設計、項目實施、階段測試、　　　　　　總體測試、客戶培訓按任務分類：獨立性任務、依

15、賴性任務、階段性任務工作量及其單位任務的工作量：按經驗估計工作量工作量的單位：人天，即一個人干一天的工作　　　　例如：10人天表示需要1個人干10天，或2個人　　　　　　　干5天。（或5人干2天？或10人干1天？）,2011.10.30 上午,25,項目進度計劃和進度表修改計劃（趕計劃）　　　因為客觀的原因（外界的）和主觀的失誤（人為的），項　　　目的計劃常常被打亂，項目的實施也被推遲，因此而造成　　　項目失敗也就會

16、發(fā)生。　　　客觀的原因：壞天氣，比如臺風、大暴雨、大雪、寒流流行病，比如春、秋季節(jié)的流行感冒社團活動，比如工會罷工、、、　　　主觀的失誤：相互交流產生的誤會專業(yè)知識的生僻員工情緒不穩(wěn)定、精力不集中、、、,2011.10.30 上午,26,項目進度計劃和進度表修改計劃（趕計劃）為了防止此類錯誤對項目造成致命性的傷害階段計劃將被提前執(zhí)行，形成交錯；各獨立性的任務要盡量早完成；必要的時候多投入員工（勞力）；

17、加班，但加班不宜過長，否則效率反而下降；,2011.10.30 上午,27,項目進度計劃和進度表修改計劃（趕計劃）　　　強調的一點是要盡量避免項目設計和項目實施的交錯，因　　　為通常在這樣的情況下，一點小的設計改動，將會造成許　　　多實施工作的返工，進而大量測試的工作?！　　⊥瑫r，在找出在實施應該在何處進行返工、返工后會有什　　　么樣的副作用和應該作哪些測試也要花費許多時間?！　　τ谝恍┐蟮母膭?，但不是必須的要求，可

18、以將它們放到　　　下一期時再處理?！　　∪绻霈F(xiàn)致命的系統(tǒng)設計錯誤，那么項目就失敗了！,2011.10.30 上午,28,項目進度計劃和進度表推遲計劃（成敗關鍵）計劃的推遲是很難避免的，如果由于對專業(yè)知識不熟悉，產生誤會而出現(xiàn)小錯誤影響項目，通?？蛻裟軐捜?，其它的情況通常會被認為是借口，客戶一般不會接受。項目完成的時間與計劃時間不能差太多，軟件項目三個月是警戒線，超過三個月就比較危險。大項目很容易超過這個界限，所以大項目常

19、常會被分成幾個小項目來作，即工程被安排成為不同的階段，一期工程、二期工程等等。如果軟件項目超時小于半個月，其實就可以慶賀了。不超過一個月，用戶也會挺高興的。不同行業(yè)對超時的容忍度是不一樣的。,2011.10.30 上午,29,內容文檔管理會議記錄項目進度計劃和進度表工作節(jié)奏及溝通,2011.10.30 上午,30,工作節(jié)奏及溝通趕工與快速跟進項目已在進展過程中，但是發(fā)現(xiàn)實際的進度落后了計劃的進度，這時就需要加快進度。

20、加快進度的思路有兩種：趕工快速跟進趕工是一種平衡進度與成本的思路，達到以最低的增加成本進行最大限度的進度壓縮。趕工的最大好處在于縮短了完成項目所花費的時間。趕工的最不利之處在于它常常會增加項目的總成本。快速跟進涉及并行進行那些順序進行或有輕微重疊的活動?？焖俑M的最大優(yōu)點在于，像趕工一樣，它能縮短完成項目所需要的時間?？焖俑M的最大缺點是，由于太早開始某些任務常常增加項目風險并導致返工，從而可能導致項目進度拖延。,2011.

21、10.30 上午,31,工作節(jié)奏及溝通趕工與快速跟進無論趕工還是快速跟進，都應該將注意力集中于關鍵路徑。只有壓縮關鍵路徑的總歷時，才能加快項目的整個進度。否則，雖然加快了非關鍵路徑上的進度，花費了不少開支，但對于項目的總進度卻不會產生影響。因而，只有加快關鍵路徑上的那些可以低成本或零成本更快完成的任務，我們才可以縮短項目進度。另外，一旦壓縮了歷時，就要重新檢查關鍵路徑。歷時壓縮之后，可能出現(xiàn)新的關鍵路徑。,2011.10.3

22、0 上午,32,工作節(jié)奏及溝通趕工與快速跟進趕工與快速跟進有如下一些具體方法：加強控制：對近期內即將發(fā)生的活動加強控制，因為早控制早主動，這樣能將進度盡快追回；對工期估計最長或預算估計最大的活動加強控制，因為這些活動縮減歷時的可能性最大，也相對來講容易；對進度偏差予以密切關注，盡早發(fā)現(xiàn)偏差，盡早控制；資源優(yōu)化：增加資源的數(shù)量，比如從項目組外申請新的資源；提高資源的利用效率，進行資源優(yōu)化，將資源較緊時段的任務轉移一部分給

23、負載較輕時段。改變工藝或流程：變更關鍵路徑上任務的施工或操作方法對關鍵路徑上的有些任務進行分解或重排，使分解后的某些任務能夠并行進行，或者重排后的任務能夠改變任務之間的關系類型，比如由“完成 ? 開始” 變成 “開始 ? 開始”。,2011.10.30 上午,33,工作節(jié)奏及溝通趕工與快速跟進趕工與快速跟進有如下一些具體方法：加強溝通：避免重復相同的工作，特別是技術攻關工作，實現(xiàn)知識共享；發(fā)揮一加一大于二的作用，使團隊成

24、員能更快地攻克技術難關，推進項目。加班：加班是個常用的方法，但不一定是個好方法。如果偏差不大，可以采用加班的方法。但若偏差較大，采用長時間的加班后，項目成員會焦慮、疲憊，正常時間的生產率會下降，出現(xiàn)錯誤和返工的可能性會大大增加；外包：可以將風險較小部分關鍵任務外包給項目組外一般的資源也可以將風險較大部分關鍵任務外包給項目組外對該任務更專業(yè)的資源?？s小范圍：在得到項目發(fā)起人和項目最終用戶認可的情況下，縮小范圍是加快進度的

25、最直接的方法。,2011.10.30 上午,34,工作節(jié)奏及溝通趕工與快速跟進趕工與快速跟進有如下一些具體方法：,2011.10.30 上午,35,工作節(jié)奏及溝通時間管理和溝通要管好項目的進度，每位項目成員管理好自己的時間十分重要。時間管理的重要性人人都知道，時間管理的方法也一看就懂，但真正管理好時間的項目成員不一定就多。因為，還要協(xié)調好和其他人之間的交流和溝通。應按照列好的優(yōu)先順序事件表執(zhí)行每日的工作。每周末應列出下一周

26、的工作安排并按重要性排序每天下班前應列出第二天的工作安排并按重要性排序。列出表是第一步，關鍵是執(zhí)行。早晨的第一件事是看一下這個列表一整天都要看到這個表把其他事情放在一邊，開始做列表上的第一仵事一定要專注和自我約束，這非常重要不要把注意力轉向不太重要或沒有意義的事情，比如閱讀郵件或文件。完成一件事情后把它從表上劃去，這樣會有一種成就感然后接著做第二件事情需要強調的是，不要為了完成表上的事情而挑選著做列表上一些不太重要的

27、工作,2011.10.30 上午,36,工作節(jié)奏及溝通時間管理和溝通控制干擾不要讓電話、電子郵件或隨意走進來的來訪者打斷你的工作。每天留出一定的時間打電話、回電話或收發(fā)電子郵件，不要讓它一整天打擾你工作。也要有些時間關上門，告訴人們別打擾。這一點對于項目骨干尤為重要。由于項目骨干都很有經驗，所以經常會有其他成員走過來或打電話請教，這樣，盡管這些骨干可能在思考很重要的技術問題，卻不得不中斷思路。這是很要命的。為了克服這種干擾，

28、項目組應該明確規(guī)定溝通的時間，比如每日下班前半小時。如果項目組沒有這種規(guī)定，項目骨干一定要自己訂立相應規(guī)定，并告知于其他成員。批處理聯(lián)絡工作接電話是隨機的，沒有辦法控制。但打電話、收發(fā)郵件確是能主動控制的。除了指定時間的關鍵電話、關鍵郵件，其他聯(lián)絡應該集中在某個時間批處理。這樣，用于項目的時間就是連續(xù)的，而不是經常被中斷的。,2011.10.30 上午,37,工作節(jié)奏及溝通時間管理和溝通學會說“不”不要參加那些既浪費時間

29、又對完成目標沒有意義的活動。當然，哪些活動是無意義的活動，需要用心體會。要會說“不”。否則，你會毀了自己，如果你是骨干，你還會毀了整個項目。學會獎賞自己如果自己按照上述要求做了，給自己一朵小紅花。積累到了一定的紅花數(shù)，可以安排一次自己感興趣的活動。,2011.10.30 上午,38,工作節(jié)奏及溝通時間管理和溝通,2011.10.30 上午,39,作業(yè)作業(yè)一：利用互聯(lián)網查資料個人 － “地球轉一圈”是多少時間？作業(yè)二

30、：會議記錄格式小組 － 制定會議記錄格式，項目是MBA0305，使用汕大圖標作業(yè)三：小組第一次會議小組 － 開一次會議，完成作業(yè)，包括下面Email的格式作業(yè)最遲在下周上課的前一天完成。作業(yè)完成后請同時用Email發(fā)給老師。寫Email時請用標準格式。,2011.10.30 上午,40,作業(yè)寫成電子文檔作業(yè)用電子郵件發(fā)給老師電子郵件用如下格式個人作業(yè)