[小學(xué)教育]項(xiàng)目三：文書(shū)的管理

1、我想去遠(yuǎn)方，我想要怒放,汪峰-怒放的生命.wma,我想去遠(yuǎn)方，我想要怒放,,文秘11級(jí),,文書(shū)工作與檔案管理實(shí)務(wù),項(xiàng)目三,,文書(shū)的管理,教學(xué)規(guī)劃,教學(xué)目的 1、了解文書(shū)收集的范圍 2、掌握收集文書(shū)的方法 3、了解文書(shū)歸檔的范圍 4、掌握文書(shū)整理與歸檔工作的程序 5、掌握文書(shū)整理與裝訂的基本要求教學(xué)重點(diǎn) 1、文書(shū)收集的范圍和收集文書(shū)的方法 2、

2、文書(shū)整理與裝訂工作的基本要求教學(xué)難點(diǎn) 1、收集文書(shū)的方法 2、文書(shū)整理與裝訂工作的要求教學(xué)方法 講授、討論、實(shí)操教學(xué)時(shí)數(shù) 6課時(shí),,項(xiàng)目構(gòu)成,任務(wù)一：文書(shū)的收集,任務(wù)二：文書(shū)的整理與歸檔,,,任務(wù)一 文書(shū)的收集,任務(wù)導(dǎo)入,作為A房地產(chǎn)集團(tuán)公司第一分公司的辦公室秘書(shū)，李蕓在日常工作中接觸到大量的文件：有上級(jí)來(lái)文、本公司對(duì)外的發(fā)文，也有下級(jí)上報(bào)的文件。領(lǐng)導(dǎo)要求李蕓在日常工作中保管好這些文件，以便在年末

3、將其中有價(jià)值的文件歸檔。為了防止文件遺失，在日常工作中李蕓非常注意收集往來(lái)的文書(shū)。但這次在整理所收集的文件時(shí)，她發(fā)現(xiàn)總公司《關(guān)于設(shè)立培訓(xùn)部的請(qǐng)示》一文的批復(fù)找不到了。 假定你是李蕓，根據(jù)以上背景， 你將如何完成文件的收集和保管工作？,任務(wù)分析,及時(shí)、全面地收集各類(lèi)文書(shū)，是歸檔工作的重要前提，也是保證檔案價(jià)值的重要保障。 在實(shí)際工作中，客觀上存在著文書(shū)及管理文書(shū)的專兼職文書(shū)人員分散在各個(gè)部門(mén)的現(xiàn)狀，給文書(shū)收

4、集工作及其統(tǒng)一規(guī)范性帶來(lái)困難。 為較好地完成文書(shū)的收集與管理工作，秘書(shū)應(yīng)了解文書(shū)收集的范圍、對(duì)需要保存的文書(shū)能夠進(jìn)行鑒別，并熟練掌握收集文書(shū)的基本方法，能夠妥善保管辦畢文書(shū)。,,本節(jié)知識(shí)點(diǎn),,1、文書(shū)收集的范圍2、對(duì)需要保存的文書(shū)能夠進(jìn)行鑒別3、收集文書(shū)的基本方法4、能夠妥善保管辦畢文書(shū),一、文書(shū)收集的范圍,1、文書(shū)收集涉及部門(mén)和人員的范圍（較廣）,重點(diǎn)部門(mén)：辦文機(jī)構(gòu)（辦公室）、核心部門(mén)（如商貿(mào)企業(yè)的銷(xiāo)售部或市場(chǎng)部、財(cái)

5、務(wù)部）重點(diǎn)崗位和人員：?jiǎn)挝恢饕I(lǐng)導(dǎo)、辦公室主任、部門(mén)主要領(lǐng)導(dǎo)、秘書(shū)及部門(mén)內(nèi)勤人員。,誰(shuí)來(lái)統(tǒng)一收集,部門(mén)自行收集本部門(mén)文書(shū)，加以整理保管，定期歸檔,一、文書(shū)收集的范圍——,2、收集文書(shū)的內(nèi)容與類(lèi)型,凡本單位在工作中形成或使用的、辦理完畢的，具有利用價(jià)值的公文、電報(bào)、各種記錄、機(jī)關(guān)出版物及各種圖表、簿冊(cè)、照片、錄音錄像等資料均需收集。 收集的文書(shū)主要有正式文件、非正式文件兩類(lèi)（P29）,二、收集文書(shū)的基本方法,,1、做好日常

6、收集工作發(fā)文注意留存、在辦收文跟蹤收集、定期收集2、充分利用文件登記表的線索作用收文登記表、文件處理單、傳閱文件登記表3、專項(xiàng)活動(dòng)的文書(shū)集中收集保管專題會(huì)議、慶典、項(xiàng)目等相關(guān)文書(shū)及時(shí)收集歸檔4、請(qǐng)示與批復(fù)的文書(shū)收集請(qǐng)示與批復(fù)應(yīng)歸為一件，但批復(fù)往往容易“遺失”①財(cái)務(wù)或業(yè)務(wù)部門(mén)需將批復(fù)用做憑證的情況②以電話或口頭方式對(duì)請(qǐng)示進(jìn)行的非正式批復(fù)③領(lǐng)導(dǎo)直接在請(qǐng)示原件上進(jìn)行批復(fù)的情況,齊全完整,三、鑒別篩選文書(shū),,依據(jù)歸檔文件目錄

7、對(duì)文書(shū)進(jìn)行鑒別篩選 以本單位為主將沒(méi)有保存價(jià)值的文書(shū)另行存放或銷(xiāo)毀 非本單位文件、不需辦理文件,四、妥善保管辦畢文書(shū),,1、保證文書(shū)的齊全與完整 做好平時(shí)整理工作 關(guān)鍵詞：隨收隨歸2、嚴(yán)格管理臨時(shí)借閱文書(shū) 借閱登記3、定期調(diào)整,HOW？,初步整理（平時(shí)整理）,平時(shí)整理即初步整理，是指文書(shū)部門(mén)的工作人員依據(jù)文書(shū)產(chǎn)生的規(guī)律，預(yù)設(shè)案盒，將已經(jīng)處理完畢的文件材料，隨時(shí)收集、整理，隨時(shí)歸入案盒，以為年終

8、或第二年年初系統(tǒng)整理歸檔做高效準(zhǔn)備的工作。 隨收隨歸，年底調(diào)定。,,平時(shí)整理的意義 反示圖,1、有利于文件的完整，防止丟失和遺漏。 2、有利于平時(shí)查找利用，方便工作。 3、有利于分門(mén)別類(lèi)地整理，保證檔案的質(zhì)量。 4、有利于節(jié)省人力和時(shí)間，減輕年終工作負(fù)擔(dān)。,平時(shí)整理的操作要點(diǎn),1、做好平時(shí)整理的物質(zhì)準(zhǔn)備；（卷夾-對(duì)號(hào)入座；衣柜-抽屜） 2、及時(shí)收集

9、辦畢文書(shū)； 3、細(xì)心裝訂； 4、適時(shí)或定期清查； 5、有些辦理完畢的文件材料可及時(shí)整理成檔；（一次會(huì)議、一個(gè)案件、一個(gè)客戶）,,任務(wù)實(shí)施,李蕓發(fā)現(xiàn)總公司《關(guān)于設(shè)立培訓(xùn)部的請(qǐng)示》一文的批復(fù)找不到了。如果你是李蕓，你將如何完成該份批復(fù)的收集呢？,1、判斷遺失的文書(shū)是否需要收集保存標(biāo)準(zhǔn)：是否辦畢；是否有價(jià)值2、查找索要遺失的文書(shū)依線索追回：文件傳閱登記表 文件處理單3、對(duì)收集

10、的文書(shū)加以整理保管圖2-1-1,1、收集的范圍2、鑒別篩選文書(shū),本節(jié)知識(shí)應(yīng)用,應(yīng)用知識(shí)點(diǎn),技能訓(xùn)練,你是某電子公司的辦文人員 一、判斷以下文書(shū)是否需要進(jìn)行收集，澄清理由。 …… 二、你發(fā)現(xiàn)一份文件名為《關(guān)于同意購(gòu)買(mǎi)財(cái)務(wù)管理軟件的批復(fù)》，而相應(yīng)的請(qǐng)示原件找不到。該如何查找遺失的請(qǐng)示？,,項(xiàng)目構(gòu)成,任務(wù)一：文書(shū)的收集,任務(wù)二：文書(shū)的整理與歸檔,,,任務(wù)二 文書(shū)的整

11、理與歸檔,任務(wù)導(dǎo)入,A房地產(chǎn)集團(tuán)公司第一分公司辦公室在年終時(shí)共收到數(shù)十份公司文件，辦公室決定對(duì)這些文件進(jìn)行必要的整理，如期向檔案室移交。 假定你是李蕓，根據(jù)以上背景，該如何完成對(duì)這些文件的整理與歸檔呢。,任務(wù)分析,李蕓應(yīng)根據(jù)企業(yè)文書(shū)歸檔的范圍對(duì)收集的文書(shū)進(jìn)行篩查，確定符合歸檔條件的歸檔文書(shū)，對(duì)歸檔文書(shū)進(jìn)行整理，保證文檔的質(zhì)量，并將整理妥當(dāng)?shù)奈臋n按要求移交檔案機(jī)構(gòu)。,,本節(jié)知識(shí)點(diǎn),,1、文書(shū)的整理與歸檔2、文書(shū)的歸檔范圍

12、——確定歸檔文書(shū)3、歸檔文書(shū)的整理4、歸檔,一、文書(shū)整理歸檔,,文書(shū)整理歸檔是指將辦理完畢且具有保存價(jià)值的文件經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理移交檔案館（室）保存的過(guò)程。,文書(shū)整理歸檔工作由誰(shuí)做？,二、文書(shū)的歸檔范圍,,◆是對(duì)收集的文書(shū)進(jìn)行衡量和篩選的依據(jù)；◆是文檔工作的指導(dǎo)性材料；◆具有科學(xué)性、標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性。,,歸檔文件的三個(gè)條件：◆ 反映本部門(mén)的職能活動(dòng)；◆ 文件辦理完畢；◆ 具有查考利用價(jià)值；,國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)1、《機(jī)關(guān)文件材料歸

13、檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》06-12-18國(guó)家檔案局第8號(hào)令；2-2-12、企業(yè)機(jī)構(gòu)文書(shū)歸檔范圍（2-2-2）,三、歸檔文書(shū)的整理,,,我國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》中，將歸檔文件整理概括為“將歸檔文件以件為單位進(jìn)行裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒，使之有序化的過(guò)程”,文書(shū)工作環(huán)節(jié)：歸檔文書(shū)整理的單位：以件為單位進(jìn)行裝訂,1、歸檔文書(shū)整理的單位,以件為單位進(jìn)行裝訂。件的定義：一份文件為一件： ◆ 文件正本與定稿為一件

14、； ◆ 正件與附件為一件； ◆ 原件與復(fù)制件為一件； ◆ 轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件； ◆ 請(qǐng)示與批復(fù)為一件；來(lái)函與復(fù)函為一件； ◆ 發(fā)文稿紙及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)重要批示或有處理結(jié)果的文件處理單與被處理文件合為一件； ◆ 報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等，一冊(cè)（本）為一件； ◆ 會(huì)議紀(jì)要或會(huì)議記錄一年為一件。,2、歸檔文書(shū)整理的原則（要求）,1）遵循文件形成的自然規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系和完整性（立足于本單位，以問(wèn)題為主）； 2）嚴(yán)格區(qū)分文件

15、的不同價(jià)值； 3）便于文件的保管和利用。,任務(wù)實(shí)施,李蕓年末該如何完成公司數(shù)十份文件的整理與歸檔？,1、依據(jù)公司文書(shū)歸檔范圍，確定歸檔文件（表2-2-3）；2、修整文件（P44）；3、裝訂文件裝訂順序：圖2-2-1；對(duì)方方式：圖2-2-2；裝訂方法：三孔一線式裝訂、不銹鋼夾裝訂；不銹鋼書(shū)釘裝訂4、辦理移交歸檔文件移交手續(xù)（清單）：表2-2-4,1、企業(yè)文書(shū)歸檔范圍2、歸檔文書(shū)的初步整理,本節(jié)知識(shí)應(yīng)用,應(yīng)用知識(shí)

16、點(diǎn),一、歸檔文件整理練習(xí)將下列各組文件進(jìn)行歸檔整理。要求：操作規(guī)范、完整。,練習(xí)1： ①上海自行車(chē)一廠1993年生產(chǎn)計(jì)劃②上海自行車(chē)一廠1993年生產(chǎn)情況報(bào)告③上海自行車(chē)二廠1993年生產(chǎn)計(jì)劃④上海自行車(chē)二廠1993年生產(chǎn)情況報(bào)告⑤上海自行車(chē)三廠1993年生產(chǎn)計(jì)劃⑥上海自行車(chē)三廠1993年生產(chǎn)情況報(bào)告,練習(xí)2： ①××縣人民政府《關(guān)于做好2003年防汛工作的通知》②×

17、5;縣人民政府《關(guān)于2003年防汛工作的報(bào)告》③××縣人民政府《關(guān)于再接再勵(lì)繼續(xù)做好防汛防臺(tái)的工作》④××縣人民政府《關(guān)于防汛、防臺(tái)工作的總結(jié)》,練習(xí)3： ①海賓市工業(yè)局關(guān)于整頓企業(yè)工人的計(jì)劃②海賓市工業(yè)局關(guān)于整頓企業(yè)工人的工作報(bào)告③海賓市工業(yè)局關(guān)于加強(qiáng)物資管理的通知④海賓市工業(yè)局關(guān)于加強(qiáng)物資管理的幾項(xiàng)規(guī)定,二、技能訓(xùn)練,作為公司的辦公室秘書(shū)，你收集到以下文書(shū)(47)。